​Vorige week las ik een  post van Michiel Vermeulen n.a.v. een artikel in NRC (zie bijlage) waarin een de unieke aanpak van president Macron werd beschreven om burgers actief te betrekken bij de maatregelen die nodig zijn CO2 reductie.

Samenvattend heeft hij een groep Franse burgers random geselecteerd, actief aangemoedigd en gefaciliteerd bij het bedenken van oplossingen en aanbevelingen om de CO2 uitstoot te verminderen. Dit nadat eerdere pogingen om tot een meer groen beleid te komen, vastliepen in protesten en weerstand, eenvoudigweg omdat de voorgestelde oplossingen top-down over de burgers uitgestort werden en er zo geen enkele betrokkenheid en draagvlak was. Vervolgens heeft hij 146 van de 149 aanbevelingen overgenomen en hen betrokken bij de implementatie. Indrukwekkend vind ik de effectieve wijze waarop hij dit proces heeft georganiseerd.
Zie hier voor het artikel. 

Ik zag diverse reacties op zijn post. Zowel voor de suggestie om een vergelijkbare aanpak met  het XIBE-platform in de private sector te realiseren als reacties op de mogelijkheden voor de Nederlandse publieke sector.

In deze blog geef ik graag mijn visie op wat Nederlandse gemeentes zouden kunnen doen met de Franse aanpak. Door mijn ervaringen de afgelopen jaren ben ben ik een actieve ambassadeur van intrapreneurship geworden en heb dit vertaald naar een digitale omgeving: Xibe een eenvoudig platform om bieden om actief ideeën op te halen, slim te selecteren en vooral te realiseren.  Ik ben geen specialist publieke sector maar wel een burger en heb ook een mening. Bijvoorbeeld hoe de afstand tussen burger en lokale overheid echt verkleind zou kunnen worden. Ondanks alle goed bedoelde initiatieven en mogelijkheden (denk aan inspraakavonden of reactiemogelijkheden op gemeentelijke websites) is het maken van gemeentelijke beleid een proces op, voor mij, grote afstand en daardoor mijn gevoel van invloed en betrokkenheid gering. Ik denk zomaar dat dit voor velen geldt.

Hoe dan wel? 
Het begint met de overtuiging dat de meeste mensen, burgers, inwoners te vertrouwen zijn en geen tegenstanders van de gemeente. Mensen willen best meedenken en hebben goede ideeën. De crux is om die overtuiging, zoals Macron dat deed in Frankrijk, om te zetten in daden. Bijvoorbeeld door daadwerkelijk een platform in te richten waarop burgers uitgenodigd worden om op een thema of vraagstuk met ideeën en oplossingen te komen. En vervolgens de ideeën transparant te  beoordelen en keuzes durven te maken en natuurlijk burgers de mogelijkheid te geven om betrokken te worden bij de realisatie.
Als je afweegt wat de potentiele voordelen zijn, betrokkenheid, vertrouwen en draagvlak is het eigenlijk onbegrijpelijk dat er niet meer initiatieven lopen. Vaak ligt de oorzaak van die rem bij de beslissers, die onzeker zijn over hun eigen positie (maar wat moet ik dan gaan doen), die overal risico’s zien (maar wat nu als dit niet bij de organisatie past?), die niet kunnen loslaten (maar daar ben ik toch verantwoordelijk voor?) of die talentontwikkeling alleen in woord beleiden (maar wat nu als mijn medewerkers zich echt ontwikkelen?).
Macron durfde het aan om op voorhand te zeggen dat hij 98% van de voorstellen zou effectueren. Stoer maar zeker niet onbezonnen.  Welke Nederlandse gemeente durft iets te doen wat in de buurt komt? En dan niet eenmalig maar structureel?
 
Alleen voor de overheid? Nee natuurlijk niet! Net zoals in bijvoorbeeld een gemeente er gemeenschappelijke belangen zijn, over veiligheid, leefomgeving, inclusie, groen, etc, zijn er in het bedrijfsleven net zoveel gedeelde belangen. Als we de afgelopen jaren teveel naar een situatie van een maandelijkse compensatie geschoven zijn voor ervaren frustratie, moeten we ons serieus afvragen waar het mis ging. Zowel de organisatie als medewerkers willen aan de basis hetzelfde: succes, trots, prettige werkomgevingen, tevreden klanten. Dus neem ook daar het vertrekpunt van vertrouwen in je medewerkers en laat ze actief meedenken en meedoen met het werken aan de toekomst van de organisatie.
XiBE is een platform dat dit proces effectief zou kunnen ondersteunen. En lekker digitaal waardoor ook in Coronatijd communicatie mogelijk is. Het enige wat het niet oplost is de guts voor lokale politici en ambtenaren om het echt te gaan doen.   

1) ga uit van een positieve instelling van de betrokkenen
2) communiceer duidelijk het ‘waarom’ en het doel van het inspraak of ideeëntraject
3) maak helder hoe je gaat terugkoppelen wat je gaat doen met de input en hoe je besluiten neemt
4) laat in de ideation fase alle grenzen los, het gaat om creativiteit en inspiratie
5) zorg voor een open (digitale) omgeving waar iedereen eenvoudig en op leuke manier mee kan doen
6) speel het open en transparant, zorg dat alle betrokkenen alle suggesties, kansen, risico’s en ideeën kunnen zien, kunnen meedenken en voorkeuren kenbaar kunnen maken
7) weeg alle input objectief, langs dezelfde meetlat en koppel de resultaten terug
8) geef betrokkenen de mogelijkheid om zelf ook actief mee te doen met initiatieven, niets is een betere stimulans voor resultaat dan zelf mee mogen bouwen
9) zorg voor reuring, laat resultaten zien en laat deelnemers hun eigen ervaringen delen
10) vier feestjes

Interessant artikel over de ervaringen van generaal McChrystal van de US Joint Special Operations Task Force in zijn strijd met Al Qaida in Iran. De oude, traditionele structuren werkten niet in de complexe omgeving waarin de operaties plaats moesten vinden.

Er zijn twee cruciale voorwaarden om een daadkrachtige en veerkrachtige organisatie te kunnen zijn:

• verwacht het onverwachte (in plaats van te willen voorspellen en controleren)
• teams kunnen zichzelf snel omvormen en herpositioneren

De organisatievorm die hierbij hoort heeft niet alleen verticale verbindingen, maar ook horizontale verbindingen tussen alle verschillende delen en zelfs ook naar buiten de organisatie.

Hoe vorm je de traditionele sterk gestructureerde organisatie om naar een nieuwe daadkrachtige en veerkrachtige organisatie? Het leiderschap moet loslaten en vertrouwen op de medewerkers. En er moeten sterke onderlinge banden gesmeed worden, zodat iedereen het grotere plaatje ziet en daar zijn of haar eigen rol in kan plaatsen.

Lastig? Ja best wel. Maar daarom niet minder noodzakelijk. En gelukkig kan de les van daadkrachtig en veerkrachtig ook meegenomen worden in deze verandering: laat je medewerkers met initiatieven komen vanuit de vraag 'Wat zou jij doen als je het voor het zeggen had?'. Dan krijg je namelijk precies die initiatieven die passen bij de dynamiek van de organisatie, waaraan behoefte is en die door medewerkers zelf opgepakt kunnen worden. Klinkt dat niet als daadkracht en veerkracht?

Wat zijn wij trots! Op basis van alle ervaringen uit de vorige participatietrajecten hebben we het voor elkaar gekregen om een hele nieuwe versie van onze alternatieve XiBE omgeving te realiseren. Een XiBE omgeving welke uniek is voor verschillende participatietrajecten zoals verenigingen, scholen, gemeenten en overheden, maar ook 'Het beste idee van ...' trajecten. 

De focus bij deze bijzondere variant van XiBE ligt bij het oplossen van specifieke vraagstukken (challenges). Voor elk vraagstuk kun je in XiBE een groep deelnemers mobiliseren om ideeën te delen en ideeën te verrijken met likes en reacties. Vanzelfsprekend is ons unieke concept waarbij je zelf aan kunt geven dat je bij wil dragen bij de uitvoering van het idee ook beschikbaar. Zo ontstaat er een gedreven community om de vraagstukken SAMEN op te lossen. 

Wat is er vernieuwd? 
De AltXiBE modus heeft nu alle functionaliteiten van de XiBE omgeving die wij gebruiken voor het bedrijfsleven. Hier hebben we eerder dit jaar een nieuwe versie van gelanceerd. (Zie https://www.xibe.nl/nieuweversie202002.html)
De AltXiBE modus heeft een volledig vernieuwde interface die naadloos aansluit bij participatietrajecten met een grote diversiteit in de deelnemersgroepen. In één oogopslag zie je alle vraagstukken waaraan je deelneemt. Alle informatie over de gedeelde ideeën zie je direct op de ideekaartjes. Niet alleen inhoudelijk maar ook de fase waarin elk idee zich bevindt. 

Met welke functies versterkt XiBE participatietrajecten? 
Gebruiksvriendelijkheid: XiBE is ontworpen om intuïtief gebruikt te worden, zodat deelnemers, van jong tot oud, direct aan de slag kunnen. 
Challenges: XiBE biedt de mogelijkheid om specifieke vraagstukken voor te leggen aan de hele community of aan subgroepen. Zo kun je gericht informatie, suggesties en ideeën ophalen. 
Besluitvorming: een belangrijke succesfactor in participatietrajecten is de communicatie over de geselecteerde initiatieven. Deelnemers hechten heel veel waarde aan objectieve weging en aan transparante communicatie. De selectie-module biedt een efficiënte manier om gestructureerd afwegingen te maken en de uitkomsten te communiceren. 
Hoe werken we samen: een groep deelnemers kan zelf aan de slag met initiatieven. Dat komt het draagvlak ten goede en zorgt voor saamhorigheid. XiBE biedt handvatten en een leidraad om op een prettige en doelmatige manier tot concrete resultaten te komen. 
Overzicht: voor alle betrokkenen is het belangrijk om inzicht te hebben in welke initiatieven lopen, welke al afgerond zijn en wat er nog moet starten. Zo heeft ook de opdrachtgever op ieder moment, op één centrale plek, een duidelijk overzicht van de participatie-activiteiten. 

Hoe is de nieuwe versie ontstaan?
Dit idee is ontstaan door de bizarre tijd die ontstond bij de COVID-19 uitbraak. Er werden heel veel initiatieven gelanceerd en mensen waren enthousiast om mee te helpen bij (zorg)instellingen, scholen of maatschappelijke organisaties. 
Wij willen met ons ideeënplatform die positieve trend vasthouden en versterken, zodat er niet alleen door nood gedwongen, maar voortdurend en vanuit positieve insteek concrete vraagstukken breed gedeeld, opgepakt en opgelost worden. Betrokken en enthousiaste mensen kunnen zo bijdragen door ideeën te delen of mee te doen in de uitvoering. 
Een mooi moment dus om onze AltXiBE omgeving eens in een nieuw jasje te steken. 

Wil je meer weten over AltXiBE of wil je met jouw organisatie aan de slag? Neem even contact op en dan laten we zien wat de mogelijkheden zijn. 

De parabel van Joris en de draak was voor mijzelf als jonge manager een eye-opener.
Het heeft mij enorm geholpen op het pad van inside-out naar outside-in. Te beginnen in mijn rol van business development, waar alle hele gave producten en diensten die we konden bieden wel heel leuk zijn, maar pas interessant als een klant ze omarmt om zijn of haar eigen problemen mee te lijf te gaan.
Later ook als manager. Het gaat niet om alles wat je zelf kan of je eigen status. De sleutel voor succes ligt bij je medewerkers. En zolang je je gedraagt als de held in je eigen sprookje, is er geen happy end. 

In mijn contacten met anderen, in eerste instantie vooral sales mensen, heb ik hem vaak als voorbeeld kunnen gebruiken om te laten zien wanneer en waarom klanten wel interesse tonen. Het gaat niet om jezelf, het gaat om de ander.

Bij Pridea toont de parabel ook z'n waarde. In gesprekken met directie en management, om ze een spiegel voor te houden en ze te laten reflecteren op eigen rol binnen de organisatie, naar elkaar en (vooral!) naar hun medewerkers.
En bij de idee-realisatie teams komt het verhaal van Joris en de draak ook vaak goed van pas. Om duidelijk te maken dat er slechts één type goede oplossing bestaat: de oplossing die door anderen gebruikt wordt.

Legendes hebben altijd een vergelijkbare verhaallijn: er is een held (Joris), er is een vijand (de draak) en dan is er de slimme manier waarop de held de vijand verslaat (het wapen).

Wie is in het echte leven de held? Ben jij dat? Ben jij de drakendoder?
Het is grootste en meest gemaakte fout bij meetings met klanten. Zolang de klant geen rol speelt in de legende, zal hij niet geïnteresseerd zijn en je zeker niet aanmoedigen om je verhaal te blijven vertellen.

Het moet anders. Jouw klant is de held in de legende. En de vijand is het probleem waarmee jouw klant wordt geconfronteerd. En het wapen? Dat is het middel waarmee jij jouw klant in staat stelt zijn uitdaging te overwinnen.
Uiteraard moet de klant nog wel de heldenrol in ‘Joris en de draak’ op zich nemen en moet hij erkennen dat zijn probleem de draak is.

​Ideeën, overal zijn ideeën. Ik geloof dat er geen organisaties zijn die ze niet hebben. Wat doen jullie als organisatie met de ideeën? Laat je ze in het hoofd zitten in de hoop dat ze weer wegwaaien of schrijf je ze op en bewaar je ze voor later? 

Natuurlijk is dat helemaal niet gek, want het kan soms best wel eng zijn om een idee te realiseren. Pridea helpt je graag.
Daarom delen wij onderstaande tips met je en hoop ik dat je met behulp van de tips zin krijgt om je idee te realiseren. 
​
1. Schrijf voor jezelf op wat de voor- en nadelen zijn als je het idee uitvoert. Je krijgt dan voor jezelf een duidelijk overzicht of het voor zin heeft om dit idee te realiseren. 
2. Stel voor de duidelijkheid aan jezelf de vraag: "Waarom wil ik dit idee uitvoeren?"
3. Ben je zelf enthousiast, maar twijfel je nog wat anderen ervan vinden? Deel je idee met iemand in je netwerk en vraag hen eerlijk feedback te geven. 
4. Deel je antwoord op "Waarom wil ik dit idee uitvoeren?" zoveel mogelijk, maar vertel niet hoe je het idee uit gaat voeren. 
5. Weet je van anderen dat zij net zo'n idee hebben? Ga er samen voor zitten. Kunnen jullie elkaar helpen door bij te dragen in de realisatie? Doen! Werk samen actief naar het eindresultaat toe. 

Want hoe gaaf is het als het uitgevoerde idee je werkplek verbetert of je enthousiasme verdubbelt? Dan is de energie die je inleverde om het idee uit te voeren, na realisatie, weer dubbel en dwars terugverdiend toch?

Na het lezen van deze uitspraak hebben wij onze 3 tips voor positieve interactie op een rij gezet.
​Hieronder kun je ze lezen. 

Waardering
Zorg dat de ideeën van medewerkers gehoord worden.
Zij voelen zich dan meer gewaardeerd. 

Transparantie
Communiceer over de dingen die je wel of niet
met elkaar gaat oppakken. 

Trots
Laat medewerkers actief meedoen.
Dat maakt ze trots. 
​

Corlinda ten Broek
Office Manager Pridea

Wat kun je doen om jouw organisaties de optimale mix te laten zijn tussen groot en klein?

​1) Scheid de fasen -- haal creatieve artiesten en helfhaftige soldaten uit elkaar
Voglens Safi Bahcall: "Bij gesprekken met ceo’s blijkt het beeld van artiesten en soldaten heel pakkend. Je begrijpt dan ineens dat een artiest zijn of haar idee als een prachtige baby ziet. Een wezen dat kan uitgroeien tot iets wonderlijks. Terwijl een soldaat denkt in nadelen. Die ziet een verfrommelde rozijn, bedekt met kots en poep – sorry, het kan dat ik m’n beeldspraak wat laat beïnvloeden door het feit dat ik net een baby heb gekregen.
Hoe dan ook: deze twee groepen zien de zaken gewoon anders. Als soldaat moet je risico’s zo veel mogelijk uitsluiten. Maar als artiest is er geen grotere belediging denkbaar dan dat iemand zegt dat je alle risico uit je kunst hebt gehaald."

2) Creëer een dynamisch evenwicht -- zorg dat beide takken even belangrijk zijn en schrijf ze niet te veel de wet voor
Zowel artiesten als soldaten zijn nodig. In de metafoor van smeltend water: één molecuul kan een blok ijs niet in stromend water veranderen door haar buren toe te roepen dat ze een beetje moeten ontspannen. Binnen de huidige organisatie structuren is vaak één van beide takken leidend, daarmee krijgt de andere tak nooit een kans. Accepteer dat de twee groepen dingen gewoon anders zien, stimuleer ze, laat ze in hun waarde en laat ze zelf hun deel van de organisatie optimaal inrichten.

3) Verhoog het magische getal -- behoud je creativiteit als je voorbij het 'magische getal' van 150 werknemers groeit
Houdt politieke spelletjes buiten de deur, kies voor niet-financiële beloningen en verminder perverse prikkels voor managers. Zo voorkomt je dat je bedrijf star wordt en alle maffe ideeën al bij voorbaat kansloos zijn.

Maffe ideeeën ontstaan vanzelf. Of het een loonshot kan worden, hangt af van de organisatie. De crux is is dat de ontwikkeling als in twee aparte organisaties  gebeurt die later gaan samenwerken.

Morgen moet het anders. Want als je blijft doen wat je deed, krijg je wat je altijd kreeg. Terwijl de markt verandert, medewerkers andere verwachtingen bij hun werkzame leven hebben, start-ups links en rechts opstaan en succesvol worden. Dus als je doet wat je deed, doe je er morgen niet mee toe.
En zoals Albert Einstein heel mooi 'We cannot solve our problems with the same thinking we used when we created them'. Dus wil je vooruit, zul je uit een ander vaatje moeten tappen.

Intern ondernemerschap biedt precies die kans: verminder de top-down sturing en laat bottom-up floreren. Intrapreneurship is gericht op werknemers of betrokkenen binnen organisaties, met als vertrekpunt dat zij hun kennis, ervaring en inzichten inzetten om de organisatie te verbeteren. En dan niet doordat ze met ideeën en suggesties mogen komen, maar door de daadkracht van al deze mensen te activeren en stimuleren om gezamenlijk tot concrete resultaten te komen.

Zo ontstaat verandering van binnenuit en wordt het gedragen en begrepen door de hele organisatie. In tegenstelling tot veel standaard methodieken kan jouw organisatie direct met intrapreneurship aan de slag. Er hoeft niet eerst ingeregeld te worden, voordat je op weg kunt om je doelen te realiseren. Want om niet langer te blijven doen wat je altijd al deed, kun je het beste direct aan de slag gaan, gaandeweg leren, ervaring opbouwen en zo op weg gaan naar concrete resultaten.

Omdat er geen standaard aanpak is en het succes van verandering zit in het gebruik maken en versterken van wat er wel aanwezig is, hebben we geen afvink-lijstje met ready-made nudges. Nog los van het gegeven dat wij helemaal niet blij worden van een standaard procedureboek.
Hieronder delen we wel een overzicht van de 8 gebieden waarmee we medewerkers en de organisaties vaak een klein zetje in de goede richting geven.

Wat is de typische start voor een nieuw project, een verandering of een nieuwe richting? De kick-off.
‘Een kick-off?’ zie ik je denken, dat is toch niet meer een belofte dat er iets gaat gebeuren? Dat past toch niet bij Pridea?
​

​Inderdaad! Daarom noemen wij het ook de ‘Pact’ sessie.
Het is de eerste hands-on sessie met het idee-realisatie-team: nadat we uit alle gedeelde ideeën zorgvuldig en transparant keuzes hebben gemaakt, de medewerkers zelf konden aangeven bij welk idee ze mee willen doen en de teams zijn samengesteld.
En dan…. aan de slag!

​Stel je voor, medewerkers krijgen ruimte om hun kennis en ervaring in te zetten om een echte uitdaging (laten we het zelfs maar een probleem noemen) op te lossen. Niet een plan maken en dat dan aan het MT moeten voorleggen, hopen dat er een positief besluit genomen wordt. En het dan ergens in de organisatie te zien verdwijnen, en misschien komt er ooit nog iets terug.

Nee, dan beter een Pact sessie! Zelf de ideale situatie schetsen, uitgaande van de zelf ervaren belemmingen en mogelijkheden van nu, de eerste concrete oplossing bouwen, randvoorwaarden schetsen, budget bepalen, teamplay, etc. En dus vooral: zelf in actie komen! Met heel veel ‘doen is de beste manier van denken’ worden oplossing zo wel gerealiseerd. Dat is intrapreneurship.

Zo komen medewerkers aan het roer, ontwikkelen ze hun talenten, krijgen ze toegepaste (!) ervaring met methodes als MVP, prototyping, design thinking, etc., maar gaan ze ook over communicatie, acceptatie-criteria en uitrol. Als echte interne ondernemers eigenaar van hun idee. En zien wij keer op keer medewerkers trots vertellen over hun bijdrage aan het succes.

Wil je zelf ook een Pact sessie doen, let dan op deze 7 punten:

• iedereen heeft evenveel inbreng, besluiten nemen we samen
• de frustratie uit het verleden mag gewoon benoemd worden, vertaal die naar positieve kenmerken van de gewenste situatie
• ga out-of-the-box voor het schetsen van de ideale situatie
• leg de lat hoog voor de eerste te realiseren (tussen)oplossing en maken die wel heel concreet
• liever tekenen dan woorden
• minimaal één actie voor ieder teamlid, die het teamlid zelf kan gaan uitvoeren
• sluit af met een thumbs-up