Beïnvloeden. Een in vele gedaanten terugkerend centraal onderwerp in de levens van velen. We zoeken allemaal naar manieren om onze omgeving, ons leven, onze relaties en ons geluk naar de onze hand te zetten. Door (vooraf) structuren aan te brengen of door slim in te spelen op de situatie.

De mens heeft altijd een groot aanpassingsvermogen gehad: veerkracht. We kennen allemaal aansprekende verhalen over mensen die enorme tegenslagen te verwerken kregen, en zich weer wisten op te richten en door te zetten. Of ondernemers die onafgebroken in hun droom bleven geloven en eindelijk tot succes wisten te komen. Ondanks, of misschien wel dankzij, alle tegenslagen.
​
Onze natuurlijke veerkracht is voor velen echter steeds meer naar de achtergrond geschoven. Risico-mijders zijn we geworden. We steken enorm veel tijd in voor-denken, (mogelijke) problemen identificeren, maatregelen treffen of risico’s wegnemen. Opdat het maar niet meer misgaat. Helaas zijn we daarmee wel onze natuurlijke veerkracht aan het verliezen. Ons vertrouwen op terugvallen op onze eigen veerkracht is naar de achtergrond geschoven, vervangen door vooraf opgestelde plannen, procedures, controle-mechanisme en aansprakelijkheden.

‘Zoals verwacht loopt alles anders’, stelt Omdenken haarscherp. En hoe reageren we dan? Met frustratie! Omdat het, ondanks alle voorbereidingen, toch niet loopt zoals gepland. Het gevoel gefaald te hebben overheerst. We treden problemen niet meer tegemoet om ze te overwinnen, maar alleen nog om ervan te leren zodat we de volgende keer een nog beter plan kunnen maken. We laten de mislukking het liefst zo snel mogelijk achter ons om ons op nieuwe doelen te richten. 

​Of het nu gaat om moeten inspelen op onverwachte, ongewenste gebeurtenissen of een bewuste keuze voor een specifieke richting van de organisatie, een verandering in cultuur of het ontwikkelen van nieuwe product of dienstverlening: veerkracht is zowel voor reactief aanpassen als voor proactief veranderen een competentie van doorslaggevende waarde.

​Voor iedere aanleiding en scope is het zo snel mogelijk en optimaal benutten van dat wat op het pad komt en omvormen naar dat wat bijdraagt aan het doel van de organisatie, de meest efficiënte, leukste en meest bevredigende manier van invloed uitoefenen op je omgeving.

Hoewel het een natuurlijke karaktereigenschap is, is het wel noodzakelijk om de veerkracht weer terug te krijgen in de organisatie als geheel.​ 

Veel organisaties starten een gewenste (noodzakelijke) verandering graag met een nieuw programma. Omkleedt met alle mogelijke superlatieven om de medewerkers te enthousiasmeren.

Hoe komt dat dan? Door onderschatting van het Progress Principle. Dit artikel in HBR (Teresa M. Amabile en Steven J. Kramer) geeft een erg interessant inzicht in het belang van dagelijkse voortgang in betekenisvol werk. En hoe je daar als manager invloed op hebt.
Het Progress Principle is niet alleen van toepassing op het dagelijks werk, maar heeft een invloed op de creativiteit, veerkracht en innovatief vermogen van organisaties als geheel. Want ze nu zelf: niets is zo frustrerend als het gevoel te hebben geen toegevoegde waarde te leveren, niet gewaardeerd te worden en geen vooruitgang te boeken.

​Door als organisatie aandacht te hebben voor de 4 triggers:

1. katalysatoren (catalysts);
   
2. stimulansen (nourishers);
   
3. drempels (inhibitors);
   
4. vergif (toxin),
   

kun je relatief eenvoudig zorgen dat medewerkers, op persoonlijk vlak en op projectvlak, dagelijks vooruitgang boeken.

En dan?

• hogere bevlogenheid
• betere (dagelijkse) performance
• meer draagvlak
• boost van innovatie

Zo leggen we de focus bij onze idee-trajecten bij de realisatie van ideeën. Want als je met je idee-team al een paar kleine resultaten boekt, dan blijft er geloof in succes. Meer dan als je een berg goede suggesties hebt. Want eigenlijk is dat een haarscherp beeld van juist het gebrek aan vooruitgang.

Dus: beter 100 kleine stapjes met een paar ideeën, dan proberen met 1 reuzensprong een mega-verandering door te voeren.​

Zorgen over het vasthouden van jouw medewerkers? Moeite met het aantrekken van nieuwe talenten?
Volgens een recent onderzoek door Robert Half Talent Solutions zitten salarisverhogingen er, door de corona pandemie en de effecten op de bedrijfseconomische situatie bij bedrijven, niet echt in.


​
Maar wat dan wel? Volgens het onderzoek zoeken werkgevers in de hoek van de secundaire arbeidsvoorwaarden:

• balans kantoor-thuiswerk;
• laptop voor iedereen (hadden ze die nog niet dan...);
• meer flexibele (privé) tijd.

Zeker belangrijk, maar meer dan omgevingsvariabelen zijn het niet.

Vliegt het dan niet alle kanten op?
De IdeaRealization methodiek is er juist op gericht om de denkkracht en de daadkracht van medewerkers samen te laten vallen met de organisatie doelstellingen. Zo worden de keuzes voor de initiatieven gekoppeld aan de strategische doelstellingen. Door daar transparant en helder over te communiceren, ervaren de medewerkers juist waardering: hun ideeën worden onderdeel van het grotere plaatje.

Hoe houd ik het overzicht?
Het ideeën-realisatieplatform XiBE ondersteunt de organisatie, de medewerkers en de beslissers in alle fase van het ontwikkelen van intrapreneurship. Laagdrempelig, doelgericht en intuïtief. Op ieder moment en op elke plek kun je direct zien welke nieuwe ideeën gedeeld zijn, kun je de voorkeuren kenbaar maken met likes en reacties, welke initiatieven in uitvoering zijn en welke successen er in de wall-of-fame staan. Want het enige dat telt is een idee dat uitgevoerd wordt. Daarmee is XiBE veel meer dan een digitale ideeënbus: het is een uniek ideeën-realisatieplatform.

Movares is eind 2020 aan de slag gegaan met XiBE, vanuit een doelstelling om innovatieve ideeën te bundelen en van daaruit gericht te prioriteren, om die innovaties die commercieel aantrekkelijk en haalbaar zijn verder te ontwikkelen, zegt Thom Olsthoorn (adviseur waterveiligheid en geotechniek), een van deelnemers aan het Movares Jong Talent Programma. Samen met zijn collega David Swinkels (data engineer) hadden zij in de Dragons' Den een pitch gedaan voor de implementatie van een innovatieplatform.
Samen met Rien Veldsink (innovatiecoach) hebben zij na een zeer gedegen selectietraject voor XiBE als innovatieplatform gekozen. 

Zoals Rien beschrijft: 'Met dit innovatieplatform kunnen medewerkers samen met collega´s van andere afdelingen en andere vestigingen ideeën bedenken en uitvoeren. Het biedt structuur, ondersteunt cruciale activiteiten tijdens de realisatie en legt het resultaat vast.'
Een maand na de lancering waren er al 40 ideeën ingediend.

Rien: ‘Met het platform geven we concreet invulling aan de ambities uit de merkbelofte ‘Samen werkt het’ om ondernemerschap bij medewerkers van Movares te stimuleren. Slimme en creatieve oplossingen bedenken die bijdragen aan een toekomstbestendig Nederland. De ingediende ideeën moeten ook aansluiten bij die merkbelofte.’ 

Volgens David is het ontzettend leuk dat je als medewerker zelf de regie krijgt om aan innovaties te werken. ‘Door de ruimte die we krijgen ben ik gemotiveerd om bij Movares te blijven. Je wordt in je eigen kracht gezet. Je leert zelf ontdekken hoe je kunt ondernemen, hoe je komt tot de beste oplossing voor de klant en voor Movares. Dit stimuleert om innovaties ‘door te pakken’, van jezelf of van collega’s', stelt David.

​Vorige week las ik een  post van Michiel Vermeulen n.a.v. een artikel in NRC (zie bijlage) waarin een de unieke aanpak van president Macron werd beschreven om burgers actief te betrekken bij de maatregelen die nodig zijn CO2 reductie.

Samenvattend heeft hij een groep Franse burgers random geselecteerd, actief aangemoedigd en gefaciliteerd bij het bedenken van oplossingen en aanbevelingen om de CO2 uitstoot te verminderen. Dit nadat eerdere pogingen om tot een meer groen beleid te komen, vastliepen in protesten en weerstand, eenvoudigweg omdat de voorgestelde oplossingen top-down over de burgers uitgestort werden en er zo geen enkele betrokkenheid en draagvlak was. Vervolgens heeft hij 146 van de 149 aanbevelingen overgenomen en hen betrokken bij de implementatie. Indrukwekkend vind ik de effectieve wijze waarop hij dit proces heeft georganiseerd.
Zie hier voor het artikel. 

Ik zag diverse reacties op zijn post. Zowel voor de suggestie om een vergelijkbare aanpak met  het XIBE-platform in de private sector te realiseren als reacties op de mogelijkheden voor de Nederlandse publieke sector.

In deze blog geef ik graag mijn visie op wat Nederlandse gemeentes zouden kunnen doen met de Franse aanpak. Door mijn ervaringen de afgelopen jaren ben ben ik een actieve ambassadeur van intrapreneurship geworden en heb dit vertaald naar een digitale omgeving: Xibe een eenvoudig platform om bieden om actief ideeën op te halen, slim te selecteren en vooral te realiseren.  Ik ben geen specialist publieke sector maar wel een burger en heb ook een mening. Bijvoorbeeld hoe de afstand tussen burger en lokale overheid echt verkleind zou kunnen worden. Ondanks alle goed bedoelde initiatieven en mogelijkheden (denk aan inspraakavonden of reactiemogelijkheden op gemeentelijke websites) is het maken van gemeentelijke beleid een proces op, voor mij, grote afstand en daardoor mijn gevoel van invloed en betrokkenheid gering. Ik denk zomaar dat dit voor velen geldt.

Hoe dan wel? 
Het begint met de overtuiging dat de meeste mensen, burgers, inwoners te vertrouwen zijn en geen tegenstanders van de gemeente. Mensen willen best meedenken en hebben goede ideeën. De crux is om die overtuiging, zoals Macron dat deed in Frankrijk, om te zetten in daden. Bijvoorbeeld door daadwerkelijk een platform in te richten waarop burgers uitgenodigd worden om op een thema of vraagstuk met ideeën en oplossingen te komen. En vervolgens de ideeën transparant te  beoordelen en keuzes durven te maken en natuurlijk burgers de mogelijkheid te geven om betrokken te worden bij de realisatie.
Als je afweegt wat de potentiele voordelen zijn, betrokkenheid, vertrouwen en draagvlak is het eigenlijk onbegrijpelijk dat er niet meer initiatieven lopen. Vaak ligt de oorzaak van die rem bij de beslissers, die onzeker zijn over hun eigen positie (maar wat moet ik dan gaan doen), die overal risico’s zien (maar wat nu als dit niet bij de organisatie past?), die niet kunnen loslaten (maar daar ben ik toch verantwoordelijk voor?) of die talentontwikkeling alleen in woord beleiden (maar wat nu als mijn medewerkers zich echt ontwikkelen?).
Macron durfde het aan om op voorhand te zeggen dat hij 98% van de voorstellen zou effectueren. Stoer maar zeker niet onbezonnen.  Welke Nederlandse gemeente durft iets te doen wat in de buurt komt? En dan niet eenmalig maar structureel?
 
Alleen voor de overheid? Nee natuurlijk niet! Net zoals in bijvoorbeeld een gemeente er gemeenschappelijke belangen zijn, over veiligheid, leefomgeving, inclusie, groen, etc, zijn er in het bedrijfsleven net zoveel gedeelde belangen. Als we de afgelopen jaren teveel naar een situatie van een maandelijkse compensatie geschoven zijn voor ervaren frustratie, moeten we ons serieus afvragen waar het mis ging. Zowel de organisatie als medewerkers willen aan de basis hetzelfde: succes, trots, prettige werkomgevingen, tevreden klanten. Dus neem ook daar het vertrekpunt van vertrouwen in je medewerkers en laat ze actief meedenken en meedoen met het werken aan de toekomst van de organisatie.
XiBE is een platform dat dit proces effectief zou kunnen ondersteunen. En lekker digitaal waardoor ook in Coronatijd communicatie mogelijk is. Het enige wat het niet oplost is de guts voor lokale politici en ambtenaren om het echt te gaan doen.   

1) ga uit van een positieve instelling van de betrokkenen
2) communiceer duidelijk het ‘waarom’ en het doel van het inspraak of ideeëntraject
3) maak helder hoe je gaat terugkoppelen wat je gaat doen met de input en hoe je besluiten neemt
4) laat in de ideation fase alle grenzen los, het gaat om creativiteit en inspiratie
5) zorg voor een open (digitale) omgeving waar iedereen eenvoudig en op leuke manier mee kan doen
6) speel het open en transparant, zorg dat alle betrokkenen alle suggesties, kansen, risico’s en ideeën kunnen zien, kunnen meedenken en voorkeuren kenbaar kunnen maken
7) weeg alle input objectief, langs dezelfde meetlat en koppel de resultaten terug
8) geef betrokkenen de mogelijkheid om zelf ook actief mee te doen met initiatieven, niets is een betere stimulans voor resultaat dan zelf mee mogen bouwen
9) zorg voor reuring, laat resultaten zien en laat deelnemers hun eigen ervaringen delen
10) vier feestjes

Interessant artikel over de ervaringen van generaal McChrystal van de US Joint Special Operations Task Force in zijn strijd met Al Qaida in Iran. De oude, traditionele structuren werkten niet in de complexe omgeving waarin de operaties plaats moesten vinden.

Er zijn twee cruciale voorwaarden om een daadkrachtige en veerkrachtige organisatie te kunnen zijn:

• verwacht het onverwachte (in plaats van te willen voorspellen en controleren)
• teams kunnen zichzelf snel omvormen en herpositioneren

De organisatievorm die hierbij hoort heeft niet alleen verticale verbindingen, maar ook horizontale verbindingen tussen alle verschillende delen en zelfs ook naar buiten de organisatie.

Hoe vorm je de traditionele sterk gestructureerde organisatie om naar een nieuwe daadkrachtige en veerkrachtige organisatie? Het leiderschap moet loslaten en vertrouwen op de medewerkers. En er moeten sterke onderlinge banden gesmeed worden, zodat iedereen het grotere plaatje ziet en daar zijn of haar eigen rol in kan plaatsen.

Lastig? Ja best wel. Maar daarom niet minder noodzakelijk. En gelukkig kan de les van daadkrachtig en veerkrachtig ook meegenomen worden in deze verandering: laat je medewerkers met initiatieven komen vanuit de vraag 'Wat zou jij doen als je het voor het zeggen had?'. Dan krijg je namelijk precies die initiatieven die passen bij de dynamiek van de organisatie, waaraan behoefte is en die door medewerkers zelf opgepakt kunnen worden. Klinkt dat niet als daadkracht en veerkracht?

Wat zijn wij trots! Op basis van alle ervaringen uit de vorige participatietrajecten hebben we het voor elkaar gekregen om een hele nieuwe versie van onze alternatieve XiBE omgeving te realiseren. Een XiBE omgeving welke uniek is voor verschillende participatietrajecten zoals verenigingen, scholen, gemeenten en overheden, maar ook 'Het beste idee van ...' trajecten. 

De focus bij deze bijzondere variant van XiBE ligt bij het oplossen van specifieke vraagstukken (challenges). Voor elk vraagstuk kun je in XiBE een groep deelnemers mobiliseren om ideeën te delen en ideeën te verrijken met likes en reacties. Vanzelfsprekend is ons unieke concept waarbij je zelf aan kunt geven dat je bij wil dragen bij de uitvoering van het idee ook beschikbaar. Zo ontstaat er een gedreven community om de vraagstukken SAMEN op te lossen. 

Wat is er vernieuwd? 
De AltXiBE modus heeft nu alle functionaliteiten van de XiBE omgeving die wij gebruiken voor het bedrijfsleven. Hier hebben we eerder dit jaar een nieuwe versie van gelanceerd. (Zie https://www.xibe.nl/nieuweversie202002.html)
De AltXiBE modus heeft een volledig vernieuwde interface die naadloos aansluit bij participatietrajecten met een grote diversiteit in de deelnemersgroepen. In één oogopslag zie je alle vraagstukken waaraan je deelneemt. Alle informatie over de gedeelde ideeën zie je direct op de ideekaartjes. Niet alleen inhoudelijk maar ook de fase waarin elk idee zich bevindt. 

Met welke functies versterkt XiBE participatietrajecten? 
Gebruiksvriendelijkheid: XiBE is ontworpen om intuïtief gebruikt te worden, zodat deelnemers, van jong tot oud, direct aan de slag kunnen. 
Challenges: XiBE biedt de mogelijkheid om specifieke vraagstukken voor te leggen aan de hele community of aan subgroepen. Zo kun je gericht informatie, suggesties en ideeën ophalen. 
Besluitvorming: een belangrijke succesfactor in participatietrajecten is de communicatie over de geselecteerde initiatieven. Deelnemers hechten heel veel waarde aan objectieve weging en aan transparante communicatie. De selectie-module biedt een efficiënte manier om gestructureerd afwegingen te maken en de uitkomsten te communiceren. 
Hoe werken we samen: een groep deelnemers kan zelf aan de slag met initiatieven. Dat komt het draagvlak ten goede en zorgt voor saamhorigheid. XiBE biedt handvatten en een leidraad om op een prettige en doelmatige manier tot concrete resultaten te komen. 
Overzicht: voor alle betrokkenen is het belangrijk om inzicht te hebben in welke initiatieven lopen, welke al afgerond zijn en wat er nog moet starten. Zo heeft ook de opdrachtgever op ieder moment, op één centrale plek, een duidelijk overzicht van de participatie-activiteiten. 

Hoe is de nieuwe versie ontstaan?
Dit idee is ontstaan door de bizarre tijd die ontstond bij de COVID-19 uitbraak. Er werden heel veel initiatieven gelanceerd en mensen waren enthousiast om mee te helpen bij (zorg)instellingen, scholen of maatschappelijke organisaties. 
Wij willen met ons ideeënplatform die positieve trend vasthouden en versterken, zodat er niet alleen door nood gedwongen, maar voortdurend en vanuit positieve insteek concrete vraagstukken breed gedeeld, opgepakt en opgelost worden. Betrokken en enthousiaste mensen kunnen zo bijdragen door ideeën te delen of mee te doen in de uitvoering. 
Een mooi moment dus om onze AltXiBE omgeving eens in een nieuw jasje te steken. 

Wil je meer weten over AltXiBE of wil je met jouw organisatie aan de slag? Neem even contact op en dan laten we zien wat de mogelijkheden zijn.