Sla keiharde munt uit ideeën medewerkers

Door: Michiel Dietvorst en Mark Smidt, founders Pridea.
Deze blog is op 9 mei 2014 gepubliceerd bij Platform e2e.

Lomans Totaalinstallateurs wil anders zijn. In een moeilijke markt is het voor hen noodzakelijk zich in de markt te onderscheiden. Lomans kiest voor innovatie van diensten en betrekt daar medewerkers actief bij. “Dat leidt tot grote verbeteringen en innovaties, en tot kleine stapjes en verbeteringen waardoor we elke dag een beetje beter worden”, aldus Paul Lomans, directeur van het familiebedrijf.

---

‘Gemiddeld €6.000 winst per idee per jaar met Idea Realization’

Standaard ideeënbus werkt niet

Lomans is ervan overtuigd dat de expertise van medewerkers de basis vormt voor succes. Door de jaren heen zijn dan ook verschillende initiatieven ontplooid om het voor medewerkers mogelijk te maken hun ideeën kenbaar te maken. Of het nu de ideeënbus was, een spreekuur van het management of afdelingsbrainstorms, ze leiden allemaal tot hetzelfde resultaat: na het initiële enthousiasme bloedden de initiatieven dood in de waan van de dag.

Idea Realization

Om de expertise van medewerkers wel structureel te laten bijdragen aan het bedrijfsresultaat, heeft Lomans het concept Idea Realization geadopteerd. Dit helpt de organisatie werkelijk vooruit door focus op ‘doen’. Een aantal waardevolle ideeën wordt in praktijk gebracht en het resultaat zwengelt zo het cruciale vliegwiel aan van weer nieuwe ideeeën en succesen. Daardoor groeien de waarde en nieuw elan in de organisatie tegelijkertijd. Idea Realization wordt ondersteund door een online idee platform (XiBE) waarin organisaties ideeën bedenken én uitvoeren. Vanuit aanwezige kennis en inzichten. Gericht op aantoonbare resultaten. En zonder karrevrachten dure consultants.

Gemiddeld €6000 winst per idee

Veel organisaties die medewerkers vragen om hun ideeën te delen, leggen ten onrechte de meeste nadruk op het mobiliseren van zoveel mogelijk deelenemers. Vervolgens slaat de paniek toe omdat onvoldoende uitgestippeld is welke ideeën op welke wijze zullen worden uitgevoerd. Lomans startte daarom klein, met 15 van de 150 medewerkers om vervolgens in slechts 3 maanden 18 ideeën (van de in totaal 336) in praktijk te brengen. De netto winstbijdrage is in lijn met de €6.000 per idee per jaar die gemiddeld bij de start met Idea Realization wordt behaald. Ondertussen zijn er ruim 600 ideeën geïnventariseerd, waarvan de verwachte waarde ligt op ruim €1,6 miljoen.

Hoe werkt Idea Realization?

Idea Realization is voor organisaties een praktische werkwijze voor verbeteren van binnenuit. Naast de algemene stappen (verzamelen, selecteren, realiseren en rapporteren) bestaan activiteiten en rollen waardoor ‘de realisatie machine’ draait. Dit maakt de werkwijze herhaalbaar en onderdeel van de bedrijfscultuur.

Verzamelen

“Het verzamelen van ideeën doen wij niet in grote workshops, maar gewoon tijdens onze werkzaamheden”, aldus Peter Veldman, adviseur bij Lomans. Nieuwe ideeën verzamelen is namelijk niet moeilijk, ze ontstaan gewoon! Door de ideeën vast te leggen waar ze ontstaan, tijdens het dagelijkse werk, wordt er geen onnodige druk gelegd op de operationele capaciteit van de organisatie.

Selecteren

“Vooraf bepalen we de waarde per idee. Zo kunnen we de keuze maken: welke eerst”, zegt Henk van Ravenhorst, manager Ontwerp & Calculatie. Er zijn altijd meer ideeën dan de organisatie tegelijkertijd aankan. Bewuste keuzes maken is daarom de basis van het succes. De objectieve waardebepaling voor elk idee heeft grote voordelen: elk idee wordt langs dezelfde meetlat gelegd. Zowel kostenreductie als omzetstijging, efficiency en tevredenheid kunnen zo goed vergeleken worden. Door de uniforme waardebepaling worden buikgevoel en verwachtingen gefilterd en spelen geen rol in de selectie.

Realiseren

“Doordat de waarde vooraf berekend is, zijn we veel stipter geworden in de realisatie”, vervolgt Peter Veldman. Wanneer de realisatie van een idee slechts het middel is om het gestelde (waarde)doel te bereiken, heeft de waan van de dag er minder grip op. Door te vragen wie in de organisatie een actieve bijdrage willen leveren, werkt een gemotiveerd team samen aan realisatie. Dat geeft een heel andere dynamiek dan top-down aangewezen ’vrijwilligers’.
Met de gemotiveerde teams ligt de focus op overzichtelijke stappen richting het gewenste doel. Voorkom dat de oplossing steeds grootser en meeslepender wordt, want die komen vaak niet eens uit de startblokken. Beter 10 stappen in de juiste richting, dan een grote sprong met de kans dat je omvalt.

Rapporteren

“Na de realisatie meten we het effect”, vertelt Leander Hamel, manager Intelligente Systemen. “Want als ik vertel wat een idee heeft opgeleverd, is er altijd wel weer iemand die opstaat met een nieuw of nog beter idee.”. Op deze manier blijft het vliegwiel in gang en wordt Idea Realization onderdeel van de bedrijfscultuur. De harde cijfers van de resultaten blijken niet alleen voor het management belangrijk, maar ook voor de medewerkers. Mensen zijn nog trotser wanneer ze weten welke bijdrage ze hebben geleverd aan het bedrijfsresultaat. Het valideren van die waarde na realisatie en vieren van succes leidt tot nieuwe ideeën. Zo ontstaat een continue stroom aan ideeën en resultaten.